성과 중심의 시간관리 습관을 만들기 – 파워포인트 템플릿

아이젠하워 매트릭스 2.0 [ 시간관리 습관 체인저 ]

1. 샐러리맨에게 성과의 의미

매우 까다롭고 냉혹한 업무 지시 등으로 업계에 나름대로 명성이 있으셨던 이강태 CIO (하나SK카드 및 BC카드 사장 역임)께 직보하는 기획 보직을 맡게 되면서 스스로 바꾸어야 했던 시간 관리 습관을 정리하여 템플릿으로 만들게 되었습니다 (물론 당시 정보서비스 부문의 모든 직원이 어느 단계에선가는 직보했지만 ‘초안’을 들고 또는 A4용지에 그림 몇 개 그려 보고를 드리곤 했던 것과 구분을 지어 말씀드립니다).

당시 CIO께서 했던 이야기 중 “회사를 왜 다니는가?”라는 질문의 답은 “성과를 내기 위해서이다“이었으며 대부분 사람들을 의아해하게 만드는 답변이었습니다. 곰곰이 생각해 보면 회사라는 사전적 의미와 귀결되는 논리를 담고 있습니다. 회사에서 인력을 충원하기에 지원이 가능해지고, 합격하게 되면서 “회사”에 다닐 수 있다는 것을 생각해보면 회사와 직원의 관계의 기초가 되는 것은 바로 “성과”임에 틀림이 없습니다. 그리고 여러 다른 이유는 부가적인 또는 부수적인 사유가 됩니다.

대표적의 부수적으로 따라와 주는 것이 매월 로그인 하는 월급님이죠. 월급은 매월 들어와 소비되지만 성과는 매월 조금씩 쌓아서 한 스텝씩 올라가 줍니다. 이는 내년의 12달을 위해 올해 거두어야 하는 농사와 비슷하죠. 3년 연속 “S” 등급을 받으면 평균치의 성과를 낸 동급자와 약 18%의 연봉의 차이가 나게 됩니다 (성과급 등은 제외). 미생에서도 이런 말이 있었죠. “기초 없이 이룬 성취는 단계를 오르는 게 아니라 성취 후 다시 바닥으로 돌아오게 된다”. 월급은 부산물이고 성취를 위한 기초는 성과를 내는 것입니다.

출처: [좌] 매일유업 / 구트_월급님 로그인편 [우] 3년 S등급 비교

2. 기존 업무관리 툴 및 아이젠하워 메트릭스

프랭크린 다이어리, GTD 플랜너 또는 To-Do를 관리해주는 도구들이 있을 수 있었지만, 문제는 그것조차도 느긋하게 작성할 시간이 없었던 것이 당시 상황이었고, CIO가 요구하는 모든 것을 놓치지 않고 챙길 수 있는 고민 중에 내린 결론은 ‘아이젠하워 매트릭스‘를 원칙으로 삼고 가장 단순한 앱인 notepad (즉, PC의 메모장)를 선택하게 되었습니다.

원칙이 되어 주는 X와 Y는 너무도 흔하게 들어본 ‘중요도와 시급성‘입니다. 대부분의 사람들은 쉽게 이야기는 하지만 ‘중요도’의 척도가 되어주는 것이 무엇인지 시급성의 시간적인 개념을 명쾌하게 제시하지 않는 것이 문제가 되거나 일상적인 업무관리에 적용하는 것은 그다지 도움이 되어주지 못합니다. 이것을 개선하는데 활용한 것이 성과와 직결된 3가지 (Focus 3) 챙기기 입니다. 사실 하루에 3개의 업무를 follow-up 하기 쉽지 않을뿐더러 관련 타스크를 마무리하기는 더욱 쉽지 않습니다. 멀티 타스킹도 3개를 넘으면 CPU에 문제를 야기하고 당장(또는 이번주, 다음주, 이번달 .. 분기.. 등) 중요한 것 3가지가 머리 속에 들어가 있는 것도 사실 벅차기 때문에 제가 활용하게 된 것이 ‘Focus 3’ 원칙 입니다.

3. 아이젠하워 메트릭스 2.0

당시 습관이 되기까지 걸린 시간을 축소하고 머리속으만 처리되던 의사결정과 부수적인 효과를 함께 적용하면서 아이젠하워 매트릭스 2.0으로 나름 업그레이드하여 그림 1과 같이 템플릿으로 정리하게 되었습니다.

아이젠하워 매트릭스 2.0 시간관리 — 그림 1: 아이젠하워 매트릭스 2.0

매트릭스에서 강조되는 부분은 그림 2의 상단 (①과 ②) 부분으로 중요도 높은 항목을 관리하는 영역으로 성과와 이어지게 됩니다. 하지만, 많이 간과 되는 부분이 하단입니다.

실제로 효율성을 잡아 먹게 되는 것은 “Avoid”하는 것에 미숙하거나 거부를 해야 할 것인지 이관을 하더라도 누구에게 할 수 있는지 또는 이관 받는 곳의 저항에 되돌아 오는 상황이 장애물 역할을 하게 됩니다. 이 부분은 본인의 업무 목표와 성과에 만 집착하게 되면 오히려 하단 부분에서 bottleneck이 이루어지며 타 부서와의 마찰까지도 발생합니다 이는 전후 좌우의 조직적인 RnR과 해당 사안으로 성과에 연관이 되는 업무의 소속이 어디며 누구인지 만약에 없다면 누가 대안을 제시 할 것 인지가 명확해야 합니다.

그리고 이러한 업무의 중요도가 떨어진 다는 것은 여러 형태의 답을 가져오기도 합니다. 시스템의 개발 또는 아웃소싱의 기회로 잘 연결하는 팀 또는 인재가 있는가 하면 그렇지 못한 반대 경우는 어떤 이유 때문일까요? 직설적으로 표현하자면 ‘업무개선’ 역량의 부족 때문입니다. 그리고, 해당 업무의 요구되는 전문성 때문에 요청이 들어오는 반면 실제 성과와 연결되지 않는 것은 팀원일 경우는 팀장과 팀장일 경우는 임원과의 소통으로 비 생산적인 업무임을 각인하는 방법 등을 통해 해결 할 수 있습니다.

Box에 포함한 업무 추진 계획을 살펴 보시면 업무 (Activity)와 핵심 Task의 차이를 직관적으로 이해하실 수 있습니다. 연간 업무 추진 Gantt 템플릿을 활용하시면 목표를 달성 위해 필요한 핵심적인 업무 3가지를 정하고 그 핵심 업무를 Plan-do-see 관점으로 Task를 정리하는데 도움이 되실 것입니다. 이렇게 정리된 Task 또는 Sub-task는 아이젠하워 메트릭스 2.0 템플릿으로 주 단위 관리를 하시는 것을 추천드립니다.

4. Template-in-a-Box : 아이젠하워 메트릭스 2.0

업무·프로세스·전략·시스템을 담아 바로 적용 가능하게 하는 전략기획 용어로 “OOO in a Box”를 사용합니다.개인의 성과는 곧 조직의 성과와 목표 달성으로 이어집니다. 생산성의 증대는 1차적으로 불필요한 업무를 줄임으로서 야근 등을 없애고 조직과 구성원이 Creative 한 마인드를 가질 수 있는 ‘여유’를 제공하게 됩니다.